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et la bibliothèque de formules
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Changement fondamental
Tout d'abord, il est indispensable de prendre conscience qu'un changement fondamental est intervenu imperceptiblement, que nous n'avons sans doute pas réussi à intégrer dans nos raisonnements.
L'acte de vente n'est plus la concrétisation de l'accord des parties : il n'est que l'aboutissement du premier maillon d'une chaîne, d'un processus. L'acte que nous établissons n'est là que pour en constater le bon déroulement, et la poursuite, en vue de l'accomplissement des formalités de publicité foncière (dont nous avons encore, pour le moment, le monopole).
Cela aurait du nous amener à remettre totalement en cause notre manière de réfléchir et de concevoir l'acte.
Par ailleurs, nous nous devrions de faire avancer les choses dans le domaine des différents diagnostics, la situation tournant à l'hérésie (mais ce n'est pas l'objet du présent dossier).
Maîtres de nos formules
Il nous faut faire un autre constat alarmant : nous avons totalement baissé les bras, et laissé l'entière responsabilité de nos formules, et donc du contenu de nos actes, entre les mains de nos SSII, de qui nous attendons tout.
De fil en aiguille, nos clercs se retrouvent à compléter des questionnaires censés tout prévoir : ils n'ont plus aucun pouvoir de décision, la machine commandant (asservissant?) l'homme (ou la femme).
Ils ne savent donc plus rédiger (mais ils n'ont guère d'espace de liberté -ni guère de temps-, pour exprimer tout le lyrisme d'une clause maison bien faite). Et comme plus personne ne relit ni ne corrige les actes, à quoi cela servirait-il d'ailleurs ?
Peut-être que les notaires ne sont pas totalement exempts de reproche : avec les systèmes "qui font tout", on peut facilement remplacer un clerc par un simple "assembleur", voire une secrétaire ....
Il est primordial de redonner à nos clercs leur primauté sur la machine, et leur rôle de rédaction. Le notaire était l'homme du contrat. Il doit le redevenir.
Le rôle d'assembleurs de formules dont on ne sait plus très bien ce qu'il y a dedans, est extrèmement dangereux pour l'avenir.
Limites des systèmes
Nous semblons également avoir perdu toute notion des choses : les systèmes qui nous sont proposés ne sont que des systèmes d'aide à la rédaction, et non pas des systèmes experts censés tout prévoir.
Combien rencontre t'on d'erreurs, même juridiques, qui n'ont pas été vues par le système.
Cela est très grave de conséquences, et des actions en responsabilité "par la faute" de notre système, ne manqueront pas de se développer. En cas de condamnation, aurons-nous la possibilité de nous retourner contre la SSII qui n'a pas tout prévu ?
Soyons donc clairs :
-nos "bibles" sont utiles, mais ce ne sont que des "modèles", qui ne doivent pas être pris pour parole d'évangile,
-en l'état, il est quasiment impossible de tout prévoir, compte tenu de la multiplicité des situations. Un système de rédaction d'actes est une chose, un système expert d'aide à la décision en est une autre (et peut faire l'objet d'un autre projet de développement, en partenariat avec d'autres professions, tant la tâche est immense).
Plutôt que de passer nos dossiers en vrac à nos clercs, avec pour seule consigne : "faites-moi cela pour tel jour", il serait judicieux que quelqu'un (notaire ou autre clerc), jette un coup d'oeil, dès l'arrivée du dossier, afin de déjouer quelques pièges, et ensuite de contrôler l'acte avant signature.
Qualité
La "démarche qualité" est un mot devenu à la mode dans la profession. Nombre d'offices tentent de s'y rallier.
Félicitons-nous tout d'abord que le notariat se préoccupe de qualité. Mais il faudrait d'abord se mettre d'accord sur le sens que l'on donne à ce mot, et l'objectif que l'on y assigne.
Si généralement, cette "démarche" est conçue comme devant appporter un meilleur service à la clientèle, nombre de voix, et non des moindres, ont tendance à se concentrer sur les processus de fabrication (c'est bien), et à écarter de la main le contenu même de nos actes, au motif que nos clients ne les liront jamais, et sans doute n'y comprendraient rien.
Voilà un raisonnement qui peut paraître un peu simpliste. De plus en plus souvent, personne ne contrôle les actes, la tâche en étant entièrement "confiée" à l'ordinateur, au point que nous ne savons même plus ce qu'il y a dedans, ni où trouver telle ou telle clause.
Commençons par clarifier nos actes, et "modéliser" une trame simple. Et nous aurons déjà fait, sans en avoir l'air, un grand pas vers la qualité, dont tout le monde profitera.
Cure d'amaigrissement
Une des premières tâches auxquelles nous aurions du nous atteler depuis longtemps, est celle de l'amélioration de nos actes, notamment en leur faisant subir une sérieuse cure d'amaigrissement.
Cela ne présentait pas de difficultés particulières.
Pourquoi rappeler in-extenso tant de textes législatifs, pourquoi recopier toutes les pièces mises en annexe, pourquoi utiliser tant de phrases aussi longues et ennuyeuses, et souvent dire plusieurs fois la même chose ?
Mais il n'y a pas que cela : on rencontre également nombre de clauses inutiles, voire dangereuses : y a t'il quelqu'un dans les offices pour lire, simplement une seule fois, les formules, et surveiller les mises à jour, ou tout le monde a t'il démissionné ?
Le rôle du notaire n'est pas de reprendre des formules, même écrites par un juriste qui a voulu se faire plaisir en réalisant une longue prose, mais de clarifier le droit, et rendre simples les choses compliquées.
Cela n'emporte t-il pas pour lui des devoirs d'analyse et de synthèse, afin d'établir des actes facilement compréhensibles par nos clients ?
Par ailleurs, la profession aurait pu mettre en place une commission "chasse aux clauses inopérantes, voire dangereuses", dans le style commission des clauses abusives.
Evolutivité
L'un des problèmes majeurs auxquels nous allons nous trouver confrontés, et très vite, est celui de l'évolutivité de nos systèmes.
L'évolution des techniques va très, très vite, et nous allons nous trouver (si ce n'est déjà fait), bloqués :
-de par l'impossibilité de faire évoluer nos systèmes, qui pour la plupart ont atteint leur limite,
-de la difficulté de transposer sur un autre système (en raison notamment des macros ou des bases de données utilisées), à peine de tout réécrire,
-par le risque, non négligeable, que certaines de nos SSII en viennent à jeter l'éponge, ou ne soient absorbées au milieu de groupes, dont le notariat ne sera que quantité négligeable,
Il est donc indispensable de mettre sur pied les bases d'une solution complète à long terme, pouvant évoluer avec les techniques.
A titre d'exemple, où en sommes-nous de sphynx, logiciel censé permettre un contrôle interne de nos comptabilités (rappelons que les fichiers des différents systèmes en service dans la profession, sont toalement incompatibles).
Mnémosyne était peut-être une "bonne" idée dans son principe, mais il est fort à craindre que les choix qui ont été faits, de ne créer qu'une SSII en plus des autres déjà existantes et implantées, et des choix techniques plus ou moins dépassés, ne soit en réalité une "fausse bonne" solution.
Et si nos traitements de texte étaient inadaptés ?
Nous utilisons tous pour la "confection" de nos actes, des traitements de texte.
La quasi totalité d'entre nous s'est ralliée à un traitement de texte, devenu un standard mondial (fermé et payant, alors qu'il en existe d'excellents, ouverts et gratuits).
Cela est-il pour autant un gage de sécurité et de pérennité, et est-ce la "bonne" solution ?
En effet, tout traitement de texte encode les données à sa manière, et rien ne garantit que dans 50 ans cet encodage existera encore. Et cet encodage alourdit la taille des fichiers de manière significative.
De plus, ces traitements de texte sont de plus en plus lourds et complexes à manipuler (et nécessitent à chaque fois du matériel de plus en plus performant).
Ils sont avant tout orientés livres et publication d'ouvrages, dans un esprit de logiciel à tout faire, et n'ont pas du tout été conçus pour l'assemblage automatisé de portions de texte, même s'il est possible par ajout de fonctions supplémentaires (macros), d'intégrer des données dans un cadre, au prix d'une gymnastique qui peut rapidement devenir complexe.
Enfin, et ce n'est pas le moindre : s'il plait à notre fournisseur mondial de logiciels de le "faire évoluer", vous serez dans la quasi obligation de suivre (et de repayer), et rien ne garantit une compatibilité totale entre nouveaux fichiers et anciens fichiers (comptabilité ascendante et descendante). Cela s'est déjà vu, y compris chez Microsoft.
Or, si l'on y regarde de plus près, nous n'utilisons qu'à peine 8% des possibilités de ces traitements de texte, et la quasi totalité des fonctionnalités ne servent et ne serviront jamais à rien. Pourquoi alors s'encombrer avec de tels monstres.
Enfin, et c'est là le plus grave, nos SSII ont développé autour de ces traitements de texte, des macros, qu'il est pratiquement impossible de transférer d'un logiciel à un autre, ou alors imparfaitement.
Voilà peut-être ce qui explique à lui seul, la "suprématie (?)" de certains logiciels de traitement de texte.
Il serait tout à fait possible d'en revenir à des systèmes basiques, simples éditeurs de texte expurgés de tout l'inutile, performants et beaucoup plus rapides à charger et moins gourmands en ressources mémoire.
Philosophie
C'est toute la philosophie de nos actes, et peut-être aussi de nos systèmes de traitements d'actes, qui doit être revue et repensée, entièrement.
bibliothèque de formules
Le système doit-il tout prévoir, ou seulement les cas les plus courants ?
Il faut être conscient qu'un système qui veut tout prévoir, malgré les progrès de l'informatique (nos ordinateurs ne sont pas encore intelligents), ne peut conduire qu'à une usine à gaz. Il est impossible de faire autrement.
Il vaut peut-être mieux alors un système d'actes courants, couvrant 90% de nos besoins (qui sera plus facile à mettre en place, à maintenir à jour, et beaucoup plus rapide), plutôt qu'un système qui aura presque tout prévu (mais jamais tout ce qu'il faudrait), mais se révélera à l'usage un monstre que l'on subit, et avec les résultats que l'on connaît.
Reprenons l'exemple du JAVON (aujourd'hui malheureusement tombé dans l'oubli). En raison de son petit volume, c'était le compagnon indispensable, qui avait réponse à nos besoins de tous les jours. Pour les cas complexes et non prévus, il suffisait de réfléchir un peu, et adapter, au moyen du JCP. C'était un peu plus facile que de plonger à chaque fois directement dans le JCP.
Recherchons donc le meilleur compromis efficacité/rapidité/facilité d'emploi.
Si le cas non prévu se présente souvent, il est tout à fait possible à l'office de se créer ses propres formules, en repartant des cadres existants.
cheminement de l'acte (ou chemin de fer)
Le second défaut de nos actes (outre la lourdeur des clauses, et leur redondance) est que, petit à petit, tout se mélange, au mépris même des règles que devraient respecter l'extrait d'acte et la 1ère partie.
Redonnons-leur autorité, avec l'exigence de leur strict respect, en retenant quelques principes :
-chaque chose à sa place, mais une place pour chaque chose,
-savoir où trouver instantanément telle clause, sans la chercher des heures,
-redéfinir le rôle, juridique et fiscal, de l'extrait d'acte,
-que doit-il donc contenir exclusivement,
-redéfinir le rôle de la 1ère partie de l'acte (validité de l'acte et accomplissement de la publicité foncière,
-que doit-elle donc contenir exclusivement,
-redéfinir, sans doute avec l'administration, l'emplacement de certaines données (suppression de l'exposé, devenu fourre-tout, redéfinition des conventions annexes et leur emplacement),
-nettoyer nos actes, et en expurger tout ce qui n'a rien à y faire,
-que peut-on retirer de l'acte, pour le mettre en annexe (exemple conditions et garanties suite à un compromis notifié),
-faut-il continuer à énoncer ou résumer les pièces annexes, et comment,
-faut-il continuer à tout annexer, et faut-il le faire à la minute ou par un autre moyen,
-raisonner de manière totalement différente, pour s'adapter au processus de la concrétisation de l'accord des parties,
-regrouper par thèmes et catégories, et ne plus disséminer,
-adopter un cheminement de nos actes logique, et identique pour tous types d'actes,
-mettre sur pied un acte "light",
-et surtout, redonner à l'acte, la place qui aurait toujours dû rester la sienne, de concrétisation de l'accord des parties, et non pas de soumission sans condition à un assemblage de clauses disparates et sans suite logique.
Peut-être serait-il nécessaire que nos inspecteurs nous rappellent à l'ordre pour non respect ? Sans doute n'auront-ils pas besoin de le faire : la mise en place de tele@actes ne se passera sans doute pas sans grincements de dents.
Partenaires
Il est indispensable également de tenir compte de nos partenaires, privilégiés ou obligés, et de leurs propres réalisations.
A ce sujet, il serait intéressant de savoir quels contacts existent entre l'administation et la profession :
Avons-nous notre mot à dire, y a t'il des notaires dans le secret des dieux, ou servant de cobayes, quel est leur niveau de connaissance (ou de soumission passive), quelles sont les solutions techniques retenues ?
Quelqu'un se préoccupe-t'il de ce qui peut se faire (et qui marche), dans d'autres pays de la communauté européenne ?
Un regard sur les techniques
Tout choix, toute solution, suppose de se projeter dans l'avenir, et de tenter de deviner quelle sera l'évolution.
La tâche n'est évidemment pas facile, et on peut se tromper.
Mais on est tout aussi sûr de se tromper en restant sur les acquis, sans se préoccuper de l'avenir...
Une solution incontournable qui se fait jour, est celle des besoins de communiquer, sans être prisonniers des systèmes, comme cela se fait couramment sur le web.
Et là, il n'y a qu'une solution : les données sont une chose, c'est le moyen de les récupérer et de les transmettre qui change tout. Les langages ne deviennent plus que de description (l'habillage final).
Vous récupérez tous les jours, par le biais du web, des informations en provenance de fichiers souvent stockés sous Linux, alors que vous travaillez sous Windows ou Mac0s, sans que cela pose de difficultés, et sans même vous poser la question.
De plus, les besoins de normalisation de ces transferts de données sont déjà codifiés à l'échelon international, et des langages de description (par exemple XML), se mettent en place.
Il est indispensable d'explorer dans cette voie, qui semble incontournable.
Mais qui va le faire dans notre profession :
-le CSN,
-nos SSII ?
-Mnémosyne,
-des programmeurs indépendants,
-des notaires de bonne volonté?
Faut-il tout attendre "d'en haut", ou essayer de s'organiser, et de faire se rencontrer juristes, programmeurs, et toute personne ayant des connaissances ou des réalisations, afin d'explorer des solutions.
Passerelle ou non ?
Une technique couramment utilisée pour permettre l'utilisation de données par des systèmes incompatibles entre eux, consiste en l'utilisation de "passerelles".
Le système émetteur encode les données, dans un format déterminé (par exemple xml), les transmet à l'autre système, qui les décode afin de les réutiliser comme il le souhaite.
Cette passerelle est une solution intéressante, car elle rend compatibles entre eux des systèmes qui ne le sont pas.
Elle est couramment utilisée, mais présente l'inconvénient de devoir procéder à une opération d'encodage, suivie d'une opération de transfert vers la passerelle, puis de récupération et de décodage, ce qui prend du temps et de l'énergie (même si cela s'effectue généralement très rapidement).
Cela complique malgré tout la tâche, et il semble préférable d'utiliser cette solution pour des logiciels déjà existants.
Par exemple, nos logiciels de comptabilité ou de traitement des actes pourraient parfaitement "converser" entre eux, au moyen de l'établissement de telles passerelles. Et un client GENAPI pourrait parfaitement lire et écrire dans des logiciels INFOLIB (et inversement, et avec tous autres logiciels qui respecteraient ce standard).
Seule la codification doit être standardisée, chaque concepteur de logiciel s'occupant de transformer ses données, en données reconnaissables par la passerelle.
Mais dans le cadre de la conception d'un système nouveau, il ne sert à rien de mettre en place un nouveau format de données ou de fichiers, et de leur encodage vers une passerelle.
Les fichiers HTML ou XML nous montrent la voie : il suffit de mélanger données et instructions, au moyen de balises d'encodage, le tout, en langage clair.
Cri d'alarme
Nos SSII seront-elles les fossoyeurs du notariat, et en accélèreront-elles la chute ?
Nos bibles sont-elles à jeter à la poubelle ?
Les actions judiciaires vont-elles se multiplier ?
Quel rôle doivent jouer nos instances professionnelles ?
L'enjeu est sans doute plus important qu'il n'y paraissait lorsque nous avons choisi de nous décharger de la responsabilité de nos formules.
Si le notaire n'est plus qu'un presse-boutons assembleur de formules, d'autres personnes tout aussi qualifiées que lui (voire mieux si l'on raisonne infomatique), peuvent très bien le faire à sa place...
