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et l'archivage électronique
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Nous nous sommes jusqu'à maintenant placés dans le présent. Mais il n'est pas interdit (et sans doute même souhaitable), de réfléchir au futur.
Automatisation de l'archivage
L'archivage, tel qu'on l'a vu, nécessite plusieurs opérations, et dans tous les cas, reprise du document. Pour les minutes et annexes, cela peut aller jusqu'au dégrafage et réagrafage.
Tout ceci représente du temps, de la manipulation, un coût et un dérangement.
S'il n'y a pas d'autre solution pour les archives déjà existantes, il est tout à fait possible d'utiliser d'autres processus pour les archives futures.
Par exemple, il pourrait être envisagé :
-la constitution automatique de la base de données, déclenchée par le répertoire;
-la récupération d'une copie de l'acte et son archivage, réalisée automatiquement à l'occasion de la chaîne formalités,
-la récupération, automatique également, du projet d'acte, et son archivage dans le format standard adopté pour le reste de l'archivage (attention toutefois aux modifications de dernière minute qui n'auraient pas été reportées).
L'archivage ne serait alors considéré que comme un sous-produit, généré au fur et à mesure, automatiquement. Et il présenterait l'avantage d'être constamment à jour.
Archivage centralisé
La solution généralement retenue par les offices, sera celle d'un archivage interne.
Mais rien n'interdit d'envisager un archivage centralisé, ce qui constituerait une immense base de données.
Pour des raisons de taille (et de sécurité), plusieurs centres pourraient être créés, avec des liens ou des passerelles.
Il est vrai que récupérer des données en interne est plus rapide qu'en externe. La différence peut devenir gênante pour des fichiers volumineux (ce qui sera rarement le cas), ou en cas de problèmes techniques sur le réseau Internet (ce qu'il ne faut pas non plus exclure totalement), ou enfin, pour ceux qui ne disposent pas du haut débit.
Pour éviter cela, une copie pourrait être conservée dans l'office.
Archivages spécialisés
Nous croulons sous les annexes.
Les contrôles techniques se multiplient à l'infini, et se périment plus ou moins vite. De nombreux autres contrôles sont appelés à voir le jour.
Tout cela va très rapidement devenir ingérable, et engendre un coût et beaucoup de complications pour tout le monde.
Ne serait-il pas judicieux de réfléchir à un ou des archivages spécialisés ?
Bases de données relationnelles
L'indexation n'a été envisagée que sur quelques critères simples et basiques.
Mais il est possible de faire beaucoup mieux, et d'aller beaucoup plus loin.
Une base de données peut être multi-critères. Plusieurs bases de données peuvent être constituées, et reliées entre elles.
Nous avons tous besoin de plus en plus d'informations, que ce soit pour des statistiques ou autres. Pourtant, nous sommes dans l'incapacité de les établir, ou nous devons les reconstituer manuellement, ce qui n'est pas très rationnel.
Imaginons qu'il soit possible d'obtenir instantanément des statistiques par type de bien, secteur géographique, profession ou profil de l'acquéreur, avec mode de financement, et rapidité de rotation du bien..., et toutes autres statistiques ou recherches envisageables.
Mettre sur pied une telle base de données est, actuellement, quasiment irréalisable : le travail nécessaire est considérable, et il n'existe aucune norme d'encodage.
Il n'y a pourtant aucun problème technique, et cela est parfaitement envisageable : la solution passe, pour l'avenir, par nos systèmes de traitement des actes et de comptabilité, que l'on peut parfaitement charger de constituer ces bases de données.
Une autre solution est également envisageable, par l'utilisation d'hyper moteurs de recherche, à l'instar de ceux utilisés sur Internet. Mais l'efficacité ne sera pas forcément au rendez-vous, s'il faut ensuite procéder soi-même à un tri parmi plusieurs centaines de réponses à notre recherche.
Synthèse vocale
Cela peut paraître un gadget.
Mais effectuer une recherche, quelle qu'elle soit, ou tout autre travail, nécessite une saisie au clavier, rigoureuse, et pouvant nécessiter un certain nombre d'interventions.
Imaginons un dialogue avec l'ordinateur, qui interprétera seul nos demandes, et les peaufinera en nous interrogeant à son tour, un peu comme le ferait une secrétaire. Nous y perdrions en agrément (mais nous avons déjà supprimé nombre de postes de secrétaires, et nous pourrions choisir le son de la voix), mais nous y gagnerions sans doute en temps et en efficacité, de manière significative (à condition de ne pas être enrhumé ce jour-là ?).
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4 é m e D I M E N S I O N
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Par ailleurs, si l'on y regarde de plus près, nous n'avons plus qu'un seul outil, l'informatique, et qu'un seul format, le numérique.
Tout en dépend, toutes les applications l'utilisent, et sont appelées à l'utiliser de plus en plus, et pour longtemps.
L'archivage en lui-même, ne constitue qu'une petite partie d'un immense puzzle.
Par suite, et dans l'absolu, tout est lié. Avec l'évolution des techniques, tout sera bientôt totalement interpendant.
Commençons donc dès à présent, à réfléchir en 4ème dimension.
Travail à distance
Le travail à distance semble peu en usage dans la profession.
Il est pourtant tout à fait, et assez facilement réalisable. Il pourrait sans doute rendre service :
-à de nombreux clercs (qui pourraient ainsi travailler à leur domicile, totalement ou partiellement),
-et aux notaires eux-mêmes, par des économies de locaux, et une plus grande souplesse.
Des ateliers de constitution de dossier et rédaction d'actes sont même tout à fait réalisables, facilement, travaillant pour plusieurs offices, ou à la tâche.
Echange de données
C'est sans doute la partie qui connaîtra les évolutions les plus rapides.
Nombre d'entre nous utilisent régulièrement la messagerie électronique, pour le courrier, ou l'envoi de projets d'actes.
Certains sont également membres de groupement de négociation, où il y a véritablement échange de données entre offices.
Nous utilisons également le serveur de données cadastrales. Même s'il est loin d'être parfait, cela fonctionne à peu près. Espérons seulement qu'il s'améliorera avec le temps.
La possibilité d'accomplir "en ligne" ses formalités de publicité foncière devrait bientôt (?) voir le jour. Espérons que l'on pourra rapidement obtenir en instantané l'accès au fichier immobilier, et la délivrance de vrais états hypothécaires.
Il ne restera plus qu'à coordonner tout cela : le notaire puisera dans les différents fichiers (état civil, hypothèque, cadastre ...), pour constituer son acte, qu'il rebasculera, une fois régularisé, sur ces mêmes fichiers.
Reste une inconnue : quel est l'apport de la profession aux travaux en cours par l'administration ? Subissons-nous, ou avons-nous un droit à la parole ?
Tous autres échanges de données peuvent être envisagés : services de l'urbanisme, syndics de co-propriété...
Gestion intégrée
Nous disposons dans nos offices de logiciels spécialisés : comptabilité, traitement des actes, éventuellement négociation, expertise ...
Là encore, aucune norme d'ensemble n'existe.
Chaque SSII travaille donc dans son coin, et il n'existe aucune cohésion d'ensemble. Il suffit de regarder nos programmes comptables : les documents de sortie ont la même apparence, et pourtant, les programmes sont totalement incompatibles entre eux. Même le logiciel de contrôle et d'aide aux inspections, sphynx, que la profession devait mettre sur pied, ne s'y retrouve pas. Sans doute est-il mort-né?...
Tout au plus peut-on espérer une certaine interactivité entre logiciels d'une même SSII.
Mais tout cela ne mène pas bien loin, et conduit même dans une impasse :
-il est impossible d'envisager en l'état une intégration complète de tous nos besoins,
-aucune SSII ne peut lancer de recherche, alors qu'il n'existe aucune base de travail,
-aucune SSII n'a intérêt économiquement à remettre en cause son propre travail et ses propres programmes,
-on tourne alors en rond, et aucune solution n'est envisageable.
Pourtant, la profession a travaillé et réfléchi à un système analytique.
Plutôt que le laisser définitivement aux oubliettes, il est indispensable de le reprendre, et de réfléchir et travailler, avec toutes les SSII (et non contre elles), afin de tenter de jeter des bases SOLIDES à un système complet, couvrant tous les besoins (ou le maximum) des offices et de la profession.
XML
Il s'agit simplement d'une norme internationale de codification de transfert de données, en mode texte. Sa force provient de ce qu'il est utilisable, quel que soit le système, le matériel ou le langage.
C'est sans doute la solution incontournable pour réussir à mettre bout à bout, de manière cohérente, tous les points évoqués ci-dessus.
Ses possibilités sont assez considérables. Mais il faut tout codifier, et établir des standards propres à chaque profession ou groupe d'utilisateurs ou d'applications, en fonction de ses besoins.
Certains ont déjà commencé, pour des tâches spécifiques (archives départementales, bibliothèques, hôpitaux). Mais dans l'absolu, on peut quasiment tout faire avec.
La solution consisterait à l'intégrer dans tous nos programmes spécifiques (comptabilité, traitement d'actes, archivage ...).
Et il n' y pas nécessairement obligation de reprendre à zéro les logiciels que nous utilisons actuellement : une solution d'export devrait suffire.
Par contre, sans l'établissement par la profession de standards de codification, rien n'est possible.
Il ne reste donc qu'à espérer.
Acte dématérialisé
L'acte dématérialisé est à nos portes.
Il nous fait entrevoir le zéro papier (en théorie, car en pratique, les annexes ne sont pas encore disparues).
Lui ne devrait pas poser de problèmes d'archivage : il est déjà sous un format numérique, et les signatures sont également numérisées.
Il ne reste qu'à lui trouver sa place dans cet immense puzzle numérique.
Acte interactif
Tous ces éléments interdépendants mis en place, il ne reste qu'à les relier.
Ceci nous conduit vers la 4ème dimension : plus rien n'existe en tant que tel, tout n'est qu'assemblage, habillage et mise en forme d'éléments disséminés. Cela n'a rien d'irréel, certains langages ou logiciels ne faisant déjà que cela.
Nous nous ahceminons ainsi vers l'acte interactif.
Sera-ce l'acte du 3ème millénaire?
Un clerc (en France ou ailleurs), constitue le dossier, sélectionne les différentes composantes qui serviront à l'établissement de l'acte, et procède à l'assemblage.
Lors du rendez-vous de signature, le notaire fait apparaître "l'acte fini" sur grand écran, et recueille la signature des parties au moyen d'une tablette graphique.
Aussitôt validation, les formalités sont basculées électroniquement vers les différents services administratifs.
Le client sort de l'office dans l'heure qui suit, en possession de son titre de propriété (sur papier, on a encore rien trouvé de mieux).
La boucle est bouclée.
Dans l'ordre
Toutes ces réflexions ne sont pas une utopie. Tout va très vite : la question étant se savoir s'il faut devancer, accompagner ou subir les évolutions (révolutions?) technologiques.
Dans tous les cas, l'important semble d'avoir une vision d'ensemble, et de travailler dans l'ordre.
Dans notre profession, le plus urgent, est sans doute de commencer par améliorer nos actes et surtout leur structure, avant toute chose.
Ensuite, il serait plus que raisonnable de réfléchir sérieusement à la recherche dans la profession.
Notre avenir doit-il dépendre de nous, ou du hasard ?
